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La presente política se desarrolla conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información; por tanto, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.
Por tanto, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, proveedores, y empleados. En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, llamadas telefónicas, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.
Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal k del artículo 17 de la referida ley.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., con domicilio para notificaciones Diagonal 23 No. 69 -60 OF 604 en la ciudad de Bogotá, teléfono: 26300/07 ó 020, y el correo electrónico info@stsoperador.com.
Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales:
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la empresa lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
5.1 Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
5.2 Finalidad: El tratamiento de datos personales deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual deberá ser informada al titular.
5.3 Libertad: El tratamiento de los datos, sólo podrá hacerse cuando exista por parte del titular, el consentimiento previo, expreso e informado. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización del titular u orden judicial o administrativa que supla el consentimiento
5.4 Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.
5.5 Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
5.6 Seguridad: SISTEMA DE TRANSPORTE como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7 Transparencia: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de SISTEMA DE TRANSPORE S.A. bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5.8 Veracidad o calidad: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., exonerada de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
(i) Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
(ii) Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
(iii)Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
(iv) El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
(v) El tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.
El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
Son las bases de datos manuales o automatizados, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas, las cuales conforman la sociedad SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., y de sus representantes Legales, contiene información referente a datos de identificación, ubicación y de contenido socioeconómico.
Los datos de los accionistas serán tratados para la correcta prestación de los servicios prestados por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en cumplimiento de su objeto social, utilizándolos para identificación, contacto, facturación, cobros y pagos, cumplimiento de obligaciones contractuales, entrega de productos y servicios, servicio al cliente, evaluaciones de calidad de los servicios prestados, fines históricos y estadísticos y gestión contable y financiera.
Los datos de los Miembros de Junta Directiva se trataran para realizar las respectivas convocatorias a Juntas y Asambleas, para el intercambio de información necesaria, entre otros, todo enmarcado dentro de la relación comercial existente.
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias.
En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores, estos datos serán tratados dentro del cumplimiento derivado de la relación laboral, utilizándolos para identificación, contacto, gestión laboral, selección de personal, cobros y pagos, cumplimiento de seguridad social y parafiscales, gestión contable y financiera que tenga que ver con la relación laboral existente.
El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.
Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales, estos datos serán tratados para identificación, contacto, adquisición de bienes y servicios, cobros y pagos, gestión contable y financiera que le aplique a la relación comercial existente.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de los conductores a los cuales SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. presta sus servicios y que están vinculados laboralmente con las empresas de transporte intermunicipal de pasajeros; estos datos serán tratados para capacitación, atención al público, fines históricos y estadísticos, procedimientos administrativos, envío de información a las empresas de transporte, gestión de cobro y pagos, requerimiento de autoridad competente y procedimientos judiciales entre otros, en virtud de la relación indirecta entre el conductor y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en relación con la prestación de sus servicios.
Son las bases de datos manuales o automatizados que se obtienen de los clientes o usuarios de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. que se han recolectado en virtud de la relación comercial existente entre la empresa y el usuario, que será tratado para generar mecanismos de comunicación eficientes y mantener contacto permanente, para brindarle información además de servicios y ofertas especiales relacionadas con los servicios prestados por SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., además promover sus productor y/o servicios e informar sobre cambios en estos, realizar estudios estadísticos y de conocimiento de usuario, también para la recepción de quejas y/o reclamos en relación con la relación directa o indirecta que presta SISTEMA DE TRANSPORTE.
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de los arrendatarios los cuales serán tratados en virtud de la relación comercial existente entre SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. y el arrendatario, para identificación contacto, facturación, cobros y pagos, cumplimiento contractual, entrega de productos y/o servicios, entrega de información comercial, gestión contable y financiera, entre otros dentro de la relación contractual existente.
Son los datos de identificación y ubicación biométricos que son almacenados por el sistema de video vigilancia de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., serán tratados para propósitos de seguridad y control de visitantes en las instalaciones de esta, en cumplimiento del sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.
En el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:
En relación con lo anterior, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A podrá ejecutar las siguientes acciones:
A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
En caso de recibido reclamo que no sea competencia de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
En los contratos laborales, de prestación de servicios, y comerciales, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.
Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones:
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. publicará en los puntos en los cuales presta servicios, el aviso de privacidad a través del cual comunica la existencia de la presente política, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conforme se indica en el Decreto 1377 de 2013.Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la supresión de sus datos personales, el RESPONSABLE y ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales que realice SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la empresa respecto al manejo y tratamiento dado a su información.
Toda solicitud, petición, queja o reclamo (PQR) que sea presentada a SISTEMA DE TRANSPORTE S.A por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:
En caso de que el escrito resulte incompleto, la empresa solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo.
La Política de manejo de la información personal por parte de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrán ser consultados a través de los siguientes medios:
Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través de los siguientes correos electrónicos:
O en los puntos de atención de SISTEMA DE TRANSPORTE S.A.
Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la empresa atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:
Razón social: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A
NIT: 830.069.037-0
Domicilio principal: Diagonal 23 No. 69 – 60 Of 604
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: es la Subgerencia de la empresa a través del correo electrónico subgerencia@stsoperador.com.
Eventualmente, SISTEMA DE TRANSPORTE S.A. podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación son los siguientes:
Razón social: SISTEMA DE TRANSPORTE S.A
NIT: 830.069.037-0
Domicilio principal: Diagonal 23 No. 69- 60 Of 604
Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es la Subgerencia de la empresa a través del correo electrónico: subgerencia@stsoperador.com.
Para SISTEMA DE TRANSPORTE S.A., es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.
Asimismo, se permite informar que internamente la empresa ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
La presente política fue expedida a los doce (12) días del mes de octubre de dos mil dieciséis, y modificada el veintidós (22) de octubre de dos mil diecisiete (2017).
Original firmado
JOSUE ALFONSO CARO FORERO
Gerente
Fin de Documento